Gérez vos workflows de validation avec Approval Manager 2012 de MetaCommunications

En matière de "softproofing" comme on dit dans la langue de Steven Seagall, il existe beaucoup de "petites" solutions sympa qui permettent de postiter des PDF, quelques solutions malines qui permettent d'interagir entre la copie d'approval et le fichier natif dans l'Indesign du graphiste, et carrément très peu de solutions qui gèrent finement les workflows de validation en mode collaboratif.
Certes, il existe sur le marché des usines à gaz qui coûtent un bras… mais ce n'est pas ce que je préfère. J'aime beaucoup les services du type "1 problème = 1 solution"

Je vous avez parlé il y a quelques semaines de CtrlReview HQ qui apportait une réponse simple et efficace à une partie du problème : depuis une palette Indesign, le graphiste définissait les relecteurs et dès qu'il basculait le fichier .indd en statut "révision", chaque personne désignée recevait un e-mail d'alerte. A partir d'un lien incorporé au mail, le correcteur n'avait plus qu'à se connecter sur un site dans lequel il visualisait un aperçu du document, aperçu qu'il pouvait alors annoter et commenter. En retour, le graphiste voyait les commentaires et demandes de correction s'afficher sous forme d'une liste de tâches, directement dans Indesign.

Toutefois, CtrlReview HQ reste adapté à de petits besoins, dans des configurations de workflows basiques (brouillon > révision > validé).

Pour les workflows plus sophistiqués, avec gestion de deadline, étapes multiples… ça se complique. Enfin pas tant que ça, car MetaCommunications vient de sortir la version 2012 de son service web "Approval Manager".



Autant vous dire que l'outil déménage !
Jugez plutôt :

  • tableau de bord permettant de gérer les documents en cours de validation
  • planification des tâches, gestion des deadlines…
  • alertes automatiques à l'approche des échéances
  • possibilité d'effectuer l'approbation directement depuis l'e-mail d'alerte,
  • capacité d'annoter, commenter, mesurer… les documents à approuver
  • support des fichiers PDF, Illustrator, Indesign, Flash, Photoshop PSD, Balsamiq, images, audio et HTML (liste de tous les formats ici)
  • possibilité de commenter des vidéos ! C'est assez hallucinant, car peu d'outils sont capables de réaliser ce type d'opération… 
  • proofing d'un URL : il suffit d'indiquer un URL d'une page web ou d'un template d'e-mailing, et Approval Manager se charge du rendu
  • gestion des fichiers multi-pages
  • conversation en live type "tchat" entre les correcteurs d'un même document
  • versioning et comparaison multi-versions
  • revue simultanée de plusieurs fichiers au sein d'un unique espace de travail
  • signature digitale
  • historisation des actions
  • templates de workflows, pour éviter de reparamétrer des workflows complexes à chaque import de document. Mais aussi pour créer plusieurs scénari de validation
  • Auto-Route, pour scénariser facilement les workflows et placer des conditions
Côté prix, une offre gratuite est disponible, pour jouer avec. Sinon, en SaaS, ça commence à 65$ par mois, ce qui n'est pas délirant vu le service rendu. Il faut également savoir que le service peut être déployé sur votre infrastructure et qu'il est compatible avec la solution de gestion de projets marketing "Workgroups" que propose MetaCommunications…

Mon seul regret, c'est qu'il faille générer un PDF puis l'importer manuellement dans le système. Un peu lourd comparé à la palette magique de CtrlReview HQ. Mais bon, avec un petit script ou un automate tel que Switch, voilà qui doit s'automatiser facilement...

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