Asana, Do ! et Trello réinventent la gestion de projet et les "todo lists"

En matière d'outils de gestion de projets, on peut dire qu'on trouve de tout. Des outils basiques, trop peut-être… aux usines à gaz tchernobyliennes qui jurent de tout faire mais qui ne tiennent que trop rarement leurs promesses.
Bon, au milieu de tout cela, il y a toujours des pépites. En la matière, je combine plusieurs outils :

  • Google Tasks pour de simples to-do lists
  • IceScrum pour rassembler des tâches par lot et préparer des releases dans des projets web
  • Merlin, pour la planification Gantt sous Mac et le calcul de charge de travail
  • Trac, pour logguer des tickets ou des bugs…
Finalement, je me rends compte que ça fait pas mal d'outils qui peu ou prou font les mêmes choses (à part le planning Gantt), mais qui ont tous besoin les uns des autres en raison de leurs limites…

Google Tasks : je n'ai rien trouvé de plus simple pour noter tout ce que j'ai à faire, jour après jour et y accéder depuis n'importe quel ordi ou depuis un Smartphone…
L'inconvénient, c'est qu'il est impossible - à ma connaissance - de partager des listes de choses à faire. Bien sûr, il y a Remember The Milk, mais il a cet inconvénient de mal s'intégrer à mon outil de prédilection… je veux parler de Google Apps.

IceScrum est très bien, mais difficile de l'utiliser hors projet… je veux dire par là que ce n'est pas un outil adapté pour liste des tâches anodines, déliées de tout projet de développement. Cela reste un outil focalisé sur le développement web, et qui risque d'être pollué par des post-its qui n'auraient rien à voir avec le chmilblik (pour les lecteurs qui auraient moins de 30 ans, la définition du chmilblik est ici).

Trac est aussi sexy qu'un oursin… mais que voulez-vous, je l'aime. Lui et moi, c'est une vieille histoire d'amour. On se connaît depuis si longtemps… je sais bien qu'il existe des outils de bugtracking plus sexys… mais voilà, je suis fidèle. Il reste que si Trac est très bien pour logguer des tickets d'incident, décrire des évols et planifier des releases, ça reste "velu" comme outil. Pas très user-friendly l'engin, faut bien le reconnaître.

En conclusion… je multiplie les outils, peut-être serait-il temps de rationaliser tout cela.

Tout n'est question que de tâches finalement…

A bien y réfléchir, tout cela ne revient qu'à gérer des tâches. Tâches que l'on agglomère en listes puis en projets… C'est très proche de la logique de Scrum avec ses myriades de post-its…
Il faut juste disposer d'un outil qui soit à la fois capable de stocker la tâche la plus basique tout en offrant optionnellement des fonctions de partage, de deadline, de collaboration…

…et de trouver une alternative à l'e-Mail

Trop de personnes continuent de piloter leurs projets via des e-mails. Avec l'avalanche quotidienne que chacun subit, cela n'est plus possible. Justement, les nouveaux outils de gestion de projet doivent permettre de contourner l'e-mail en proposant de nouveaux moyens d'échange. Plus efficaces, plus focalisés, plus simples, moins envahissants… que le bon vieux mèl…

Si si, ça existe !

Figurez-vous que si, ce type d'outil existe. A croire que les réseaux sociaux, Twitter en tête, les méthodes agiles et les fonctions collaboratives des Google Apps ont suscité un engouement véritable. Au point de donner naissance à de magnifiques web-apps totalement gratuites… Incroyable.

Do, Asana et Trello

J'ai testé trois outils différents qui ont chacun leurs particularités, mais qui ont vocation à répondre aux mêmes besoins. En gros :
  • créer autant de projets que je le souhaite
  • inviter des gens à rejoindre ces projets
  • au sein des projets, créer des tâches, pouvoir fixer des dates limites, associer des pièces jointes ou échanger facilement
  • regrouper ces tâches en listes
Chacun de ces outils répond à ces 4 besoins. Après, chacun d'entre eux a ses particularités.

Trello se la joue graphique… et fidèle au Scrum-Spirit

Trello est le plus visuel des trois, avec une interface d'une simplicité désarmante… Au sein d'un projet (appelé "board"), les listes apparaissent sous forme de colonnes. Au sein de chaque colonne, on ajoute des tâches qui viennent s'empiler. Au sein de chaque tâche, tout un tas d'options sont proposées pour ajouter des pièces jointes, fixer une échéance, voter… 
L'ergonomie est très bien fichue, le principe de navigation reposant sur des bureaux avec des piles de tâches… C'est très fidèle à l'esprit Scrum je trouve… D'ailleurs, il existe des extensions spécifiques à Trello pour le rendre "Scrum-compliant". Par contre, le fait que le temps ne soit plus un critère majeur est particulièrement désarmant… 



Do, le plus sérieux et le plus simple

Do ! est un service de SalesForce. On y retrouve la rigueur de l'éditeur qui a pondu un service bien fichu, simple mais rigoureux. L'interface est extrêmement intuitive, et très dépouillée, pour ne pas dire austère. Je trouve qu'on se rapproche des canons Apple, avec des commandes simples et bien pensées. Les tâches sont regroupées avec une granularité très fine et beaucoup d'options intéressantes sont proposées. Do ! est de loin l'outil le plus simple d'utilisation, et le plus accessible. Son slogan pourrait être "Get things done", comme le dirait Jason Fried. Je trouve que l'on y retrouve des principes de navigation similaires à Twitter, les commandes tombent sous la main comme dans une bonne voiture…



Mais la simplicité ne se fait pas au détriment des capacités : on peut créer autant de projets que l'on souhaite, multiplier les tâches et les regrouper aisément en listes. On peut gérer un grand nombre de collaborateurs, les échanges et les assignations de tâches donneront lieu à des alertes mails si nécessaire. C'est bien fichu, pratique et efficace. Il y a tout ce qu'il faut, rien de plus. Et plus classiquement que Trello, le temps est un élément fondamental de la logique de l'outil, ce qui le rend plus facile à prendre en main.

Asana, le plus "Office-like"

Asana est le dernier du trio, bien qu'il soit l'un des précurseurs de ce type d'app. Bien fichue, son interface fait plus "Outlook" que les autres. Avec les travers de ce principe : beaucoup de fonctionnalités, trop peut-être… du coup, Asana fait plus brouillon que les autres. Mais il n'en est pas moins riche. Fonctionnellement, il n'y a pas grand'chose à redire : il y a juste que rapidement, l'interface ressemble à une usine à gaz…



Lequel choisir ? Do ! wins !!!!

J'adore Trello pour sa capacité à intégrer des check-lists au sein de chaque tâche, et pour sa simplicité, voire son approche ludique. J'aime beaucoup Do ! pour sa rigueur, sa simplicité et son efficacité. Asana me plaît moins, peut-être parce qu'il est trop riche.

A titre personnel, je pense que je vais désormais privilégier Do! dans la conduite de projet, car si j'apprécie Trello, sa logique (son paradigme devrais-je dire) focalisée sur les tâches et non sur les échéances me perturbe à l'usage. Do ! est plus "classique" dans cette approche, et sa capacité à remonter les tâches avec échéance dans un Google Calendar est un vrai plus. Et au quotidien, je privilégie la simplicité d'usage pour une efficacité maximale…

Vu que chacun de ces outils est gratuit, je pense que le mieux est de les tester séparément : en fonction de ses habitudes, de sa culture (plutôt Google Apps ou plutôt Outlook-addict), les utilisateurs se reconnaîtront mieux dans tel ou tel outil. Trello et Asana ont cet avantage de peut-être mieux se "couler" dans une infrastructure existante grâce à leur API.  

Des gains de temps et de productivité à la clé

Une chose est sûre : quelle que soit la plateforme que vous choisirez, elle vous fera gagner en efficacité et en productivité. Moins de mails, plus d'échanges et une historisation de tout ce qui est fait… Un vrai majordome pour vos projets qui tout seul, remplacera todo's, tracker, gestionnaire de projets, voire même outils à la MS Project.


Liens :



Commentaires

  1. Je réutilise iceScrum pour les travaux de ma vie de tous les jours, j'en ai parlé dans ce billet : http://www.aubryconseil.com/post/Les-classes-de-service
    On reste sur une seule vue et les reproches que vous lui faites (pas adapté pour des tâches "indépendantes") disparaissent. En tout cas pour moi, ça marche bien.

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  2. Bonjour Claude, effectivement, je ne connaissais pas cet usage de IceScrum. Je n'avais vu votre post. C'est intéressant de pouvoir présenter des tâches de la sorte.
    En passant, si vous avez besoin d'un coup de main en graphisme / ergonomie sur IceScrum, j'ai un peu de temps en ce moment ;-)

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  3. Merci pour cette sélection à laquelle j’ajouterai Azendoo (http://www.azendoo.com/), qui est une solution SaaS de productivité.

    Ce qui m’a séduit chez Azendoo :

    Les To Do & la gestion de taches simple et efficace.
    Les données hébergées et gérées en France.
    Last but not least, l’interface se veut intuitive et sexy (drag & drop, symboles, profils, personnalisation, etc.)

    Je vous invite à essayer, le produit est gratuit sans limite de temps.

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  4. Merci Bertrand de ce commentaire, même si je pense que tu n'es pas étranger à Azendoo ;-)
    Je viens de m'inscrire, et en effet, ça m'a l'air très séduisant.
    J'essayerai de faire un post à l'occasion

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  5. Je suis aussi un fan de ces outils et nous sommes passés dans la boîte à DO (cf. mon article : http://blog.madmagz.com/to-do-list-rememberthemilk-do).

    À bientôt

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  6. Bientôt, un nouveau logiciel de gestion de projet crée spécialement pour la marché français http://www.easyplanpm.fr
    Inscrivez vous pour un beta-testing!

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  7. If you’d like a tool for managing your time and projects, you can use this web-application inspired by David Allen’s GTD:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage and prioritize your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

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