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Importer les données d'un tableau Excel dans Indesign [actualisé]

©Em Software

Une question qui revient souvent sur les ondes concerne l'automatisation de l'import de tableaux Excel dans Indesign. C'est un aspect très utile dans la vie d'un graphiste, et globalement mal appréhendé par la plupart d'entre eux. Il faut reconnaître qu'Excel n'est pas l'outil naturel du graphiste, c'est même plutôt un sujet de détestation et de moquerie.
Or force est de constater qu'Excel est utilisé par un grand nombre de clients pour travailler leurs données produits et leurs grilles de prix.
En d'autres termes, Excel est au marketeurs ce que Photoshop et Indesign sont aux graphistes : leur compagnon quotidien.

Lorsqu'un client vous soumet des données Excel à mettre en forme, deux options s'offrent donc à vous pour monter votre mise en page :
  • copier / coller les contenus et faire une mise en page “en dur”… méthode la plus courante mais qui comporte de nombreux inconvénients : perte de temps, répétition de tâches fastidieuses, aucune possibilité de synchroniser le fichier Indesign avec la source…
  • trouver une solution pour importer les contenus Excel dans des blocs tableaux Indesign, si possible avec possibilité de mise à jour synchrone.
Pour gérer ce type d’import, 3 niveaux de réponse existent.

Import direct Excel dans Indesign

Et oui ! Indesign (comme Quark Xpress d'ailleurs) sait parfaitement importer un fichier Excel dans un bloc. Il s'agit d'une fonction native. Il est même capable de gérer des synchronisations avec un fichier source, à la manière de n'importe quelle source externe (image par exemple).
Je ne m'étendrai pas sur le sujet, beaucoup de tutoriels existant sur le sujet (voir celui de Wisibility ou celui consacré à DataMerge par Adobe ou encore celui de MediaBox). Par contre, il faut savoir que les options d'importation sont assez limitées, on importe des données texte, et  de mon expérience, les imports d'image ont rarement fonctionné – mais ce n'est que le fruit de mon expérience.



Les plugins Indesign gratuits spécialisés dans la liaison de tables Excel

Heureusement, il existe une communauté de développeurs de talent qui compensent les limites d'Indesign grâce à des modules spécifiques. Je citerai notamment CSVtoTable de mon ami Loic Aigon, et qui est gratuit. Sachez de surcroît que si vous souhaitez des évolutions pour ce script, Loic est à son compte et peut vous mitonner un truc aux petits oignons.
Voir aussi le script FixTableWindows de Marc Autret, qui permet de corriger les veuves de tableaux.


Solutions payantes pour une mise en page automatique à partir de sources XLS, CSV, ODBC ou XML
Plusieurs éditeurs proposent depuis longtemps des outils dédiés dans la mise en page automatique à partir de tableaux Excel. Voici une liste actualisée :
  • InCatalog (800$) qui est capable de faire de la synchronisation bi-directionnelle (de Excel vers Indesign et d'Indesign vers Excel), du data-linking, du stylage facilité, du tagguing de texte et des options de placement d'images. Il est vendu 800$ sur la boutique en ligne d'EM Software.
  • Easy Catalog (à partir de 299$), une solution très complète pour automatiser le montage de catalogues à partir de fichiers tableurs ou de bases de données externes. Le vrai plus d'EasyCatalog réside dans sa capacité à faire de la liaison synchrone : si les données source changent, les champs dans Indesign sont actualisés, mais sans casser la mise en page. Autre point fort d'EasyCat, c'est sa capacité à gérer facilement des données texte et des images. Une version Lite existe, avec un essai gratuit. Des modules additionnels permettent de gérer de l'ODBC ou de l'XML
  • Pagination (2'400 €) : créé par mon ami italien Luca Reginato, Pagination est une plateforme très complète destinée à la mise en page automatisée à partir de bases de données. Le fonctionnement est différent de celui d'un plugin, mais il est très adapté à un mode collaboratif dans lequel marketeurs et graphistes collaborent.
  • SmartStyles de Woodwing (199$) : la “rolls” de stylage de tableaux, avec un vrai enrichissement de la fonction "tableau" d'Indesign. Essai gratuit de 30 jours…
  • Active Tables (79$) : ce plugin enrichit la fonction "tableau" d'Indesign, pour lui donner une apparence de micro-Excel. Vous pouvez copier-coller des données depuis Excel ;

J'espère que ces quelques pistes vous aideront à y voir plus clair dans votre démarche.
Et si j'ai oublié des solutions, n'hésitez pas à me le faire savoir, je corrigerai ce post.


Commentaires

  1. JP Matt m'a signalé deux posts sur le blog de Loic Aigon (encore lui) décrivant une méthode basée sur la conversion d'Excel en XML compatible avec Indesign. Voici les liens :
    - http://www.loicaigon.com/blog/?p=52
    - http://www.loicaigon.com/blog/?p=141

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  2. ludovic
    je ne partage pas tout à fait ton classement, en effet et en m'appuyant sur notre expérience de 2011 et l'intégration de + de 40 solutions automatisées, cette année, the winner is Easy catalog ! Avant tout parce que la solution offre une liberté redoutable de création et de mise en page . La possibilité de connexion OBDC ou/et xml garantie une réelle progression de la solution dans le cas d'automatismes plus évolués . Puisqu'on parle d'automatisme, Easycatalogue et disponible en version serveur et intégrable avec indesign serveur . Un petit complément marché, c'est aussi une excellente solution de production de marketing direct à bas coût . De plus Ad hoc graphic est désormais un acteur très productif sur ce marché, nous venons d'ailleurs de finir notre dernière intégration avec l'excellent PimCore .
    En tout cas c'est notre belle histoire de 2011 (;)))
    philippe bezaguet

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  3. Héhé, pan sur le bec on dirait. C'est tout l'intérêt de ce blog, j'en apprends tous les jours ! Merci pour ces précisions en tout cas. Je ne savais pas qu'Easy Catalog était interfaçable avec Indd Server.
    A+ et bonne continuation en 2012

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  4. Et by the way j'ai actualisé le post. Je ne savais pas que vous distribuiez cette solution.

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  5. The only serious free option for desktop publishing right now is Scribus (http://www.scribus.net/). It’s software, not web-based. I’ve used it a few times and it’s pretty decent. Of course, I also have QuarkXPress, which I prefer. Hope that helps!

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