Imprimeurs : comment (bien) choisir sa solution web-to-print ?

Le web-to-print, tout le monde en parle : moi le premier (héhé), mais comme nous avons pu le constater lors du dernier salon Graphitec, il s'agit du sujet à la mode qui commence à intéresser une grande majorité d'imprimeurs.

Le problème, c'est que l'offre est pléthorique, et extrêmement diversifiée. Les technologies se cherchent encore, les concepts aussi et les jeunes pousses se multiplient.

Alors dans ce contexte, comment faire le bon choix sur un investissement potentiellement structurant ? Comment être sûr d'opter pour le "bon cheval", sans risquer de se retrouver avec un système inopérant sur les bras ?

Je vais essayer de donner quelques pistes pour aider celles et ceux qui sont dans ce cas :

1. Commencez par rédiger un cahier des charges, même très succinct : le web-to-print, c'est très vaste comme sujet, pour ne pas dire vague. Prenez donc une feuille et listez les objectifs auxquels votre futur système doit répondre, en les classant par ordre de priorité : quel type de documents voulez-vous réaliser ? Quel format de fichiers voulez-vous utiliser ? Avez-vous besoin ou non de modèles pré-enregistrés ? Que doit permettre de faire votre système ? Quel sera la disponibilité requise (H24 ou heures ouvrables) ?
2. Dessinez le chemin que devront suivre les documents, de la création des modèles à la réalisation de supports personnalisés et à leur impression
3. Analysez ensuite votre capacité à absorber un nouvel outil informatique : avez-vous les ressources en interne pour paramétrer un outil de ce type, acquérir le savoir-faire, ou au contraire, avez-vous besoin d'un système clés en mains, sans aucune compétence requise ?
4. Fixez la durée de vie de votre futur système : combien de temps doit-il durer ?  S'agit-il d'une solution temporaire, ou au contraire d'un système appelé à vivre plusieurs années ?
5. Déterminez le niveau de criticité de ce futur système dans votre organisation : s'agit-il d'un simple relais de croissance ? Ou au contraire, va-t'il s'agir d'un élément central de votre entreprise ?
6. Enfin, calculez votre budget disponible, et réfléchissez au mode d'achat le plus approprié à vos besoins : achat direct d'une licence, location mensuelle ou paiement à l'usage ?

Une fois que vous avez brossé ce premier tableau de vos besoins et de vos objectifs, commencez à faire le tour des prestataires. Les salons professionnels constituent un moyen efficace d'obtenir un panorama rapide et de juger chaque société.

Votre cahier des charges constituera alors un bon moyen de mettre en place une grille comparative des offres, pour distinguer celle(s) qui sort du lot. Comme vous pourrez le constater à ce moment, les aspects techniques seront finalement les plus évidents. La problématique va rapidement se situer au niveau de la pérennité des offres et de leur intégration dans votre organisation et vos processes de travail : 

• faut-il choisir une jeune pousse à la techno innovante, ou au contraire jouer la sécurité avec un poids lourd du marché, quitte à perdre en souplesse ?
• devez-vous choisir un éditeur ou un intégrateur ?
• faut-il absorber intégralement la solution, ou au contraire, utiliser un système externe à votre infrastructure ?

La réponse ne sera pas évidente, mais encore une fois, votre cahier des charges vous aidera à trouver la solution adaptée. Dites-vous qu'il n'existe pas UNE solution idéale ; mais qu'à chaque besoin correspond un prestataire adapté. Reste à trouver la bonne adéquation.

Et n'oubliez jamais l'aspect humain : au-delà de la technique, il est important que le courant passe avec votre futur fournisseur, c'est une garantie essentielle de réussite du projet. 

Si vous n'arrivez pas à vous décider, faites appel à des consultants spécialisés. Vous rentabiliserez largement cette dépense !