10 critères pour choisir sa plateforme éditoriale web-to-print sans se tromper
A l'heure où bon nombre de grandes entreprises songent à se doter d'une plateforme éditoriale web-to-print pour automatiser leurs processus de communication et gagner en efficacité, la question des critères de comparaison des offres se pose inéluctablement. Quel prestataire choisir ? Quelle technologie préférer ? Sur quels critères fonder son choix ?
Je vous propose dix points-clés qui me semblent déterminants pour évaluer vos prestataires et choisir une plateforme éditoriale sans se tromper :
- Le cahier des charges : à l'origine, vous devez commencer par élaborer un cahier des charges, qui va également servir de base de comparaison des offres. Ce cahier des charges doit expliquer vos méthodes de travail, vos process internes, les problématiques auxquelles vous êtes confronté, puis détailler de manière aussi précise que possible vos besoins. Chaque prestataire devra ensuite reformuler ce cahier des charges pour montrer qu'il a bien compris votre problématique, et apporter une réponse à vos attentes. Si vous n'avez pas le temps de rédiger un tel document, où si la taille de votre entreprise rend la tâche trop complexe, sachez qu'il existe des consultants spécialisés dans ce type de prestations ; ils pourront vous accompagner dans la rédaction du cahier des charges, dans le dépouillement des offres et dans le suivi du déploiement.
- La technologie de composition : dans une plateforme éditoriale, le moteur de composition (ou robot de composition) est le serveur qui va assurer la conversion des données web au format print (en schématisant). Cette technologie constitue donc le cœur du système. Actuellement, il existe 2 technologies majeures sur le marché (Adobe Indesign Server et Quark Xpress Server) plus un certain nombre des technologies propriétaires ou basées sur des technologies tierces. Je ne saurai trop vous recommander de choisir les plateformes éditoriales les plus ouvertes à ce niveau : en effet, une plateforme éditoriale constitue un investissement en argent et en temps conséquent ; autant capitaliser sur cet investissement pour le faire durer le plus longtemps possible, et pour cela, il faut dépendre à minima des technologies de composition. Donc sur ce plan, veillez à choisir la plateforme éditoriale qui sera compatible avec le plus grand nombre de robots de composition, idéalement Indesign Server ET Quark Xpress Server.
- La simplicité et l'ouverture : pour utiliser une plateforme éditoriale, aussi pratique soit-elle, votre entreprise va devoir investir du temps. Pour se former, pour changer certaines méthodes de travail, pour accompagner les utilisateurs néophytes… A ce stade, il vous faut privilégier les solutions les plus simples d'utilisation, quitte à faire une croix sur certaines fonctionnalités. En choisissant la simplicité d'usage, vous avez la garantie d'une adoption rapide de l'outil en interne, d'une autoformation des utilisateurs et d'une minimisation du poste “support technique interne”. Par ailleurs, privilégiez les offres “à tiroirs”, c'est-à-dire celles qui vous proposent un éventail de services optionnels. Cela vous permet de créer une offre vraiment adaptée à vos besoins, et de la faire évoluer dans le temps. Enfin, interrogez vos prestataires sur leur capacité à s'ouvrir à des systèmes externes, tels qu'un intranet, une base de données, une médiathèque : plus une plateforme est ouverte, mieux c'est…
- La compatibilité avec les standards : le web se normalise, on le voit notamment avec la gué-guerre qui oppose Apple et Adobe autour du Flash (format propriétaire) et de l'HTML 5. Je n'entrerai pas dans ce débat du pour ou contre Flash. Mais dans le cas d'une plateforme éditoriale, je préconise fortement de privilégier celles qui utilisent des technologies standards, sans nécessiter le recours à des plugins externes. La raison est simple : si votre plateforme nécessite tel ou tel plugin pour fonctionner, vous allez devoir vérifier chaque navigateur de chaque poste client, vous assurer qu'ils soient à jour… Cela génère du support, vous devez impliquer votre direction informatique, bref… le projet se complexifie. Avec des technologies standards, vous savez que n'importe quel utilisateur peut se connecter et utiliser la plateforme éditoriale en l'état, sans devoir installer quoi que ce soit.
- Le(s) mode(s) d'hébergement : j'en avais parlé dans un précédent billet, il existe plusieurs formules d'hébergement, du SaaS à l'insourcé en passant par le PaaS. Idéalement, vous devez choisir le prestataire qui propose l'offre d'hébergement la plus large ; tout simplement parce que, par exemple, le SaaS constitue un excellent moyen de tester une plateforme en situation sans engager de fonds, avant de réaliser l'investissement d'une solution insourcée. Par ailleurs, vous devez auditer chaque prestataire sur la fiabilité et la sécurité de son hébergement : où sont stockés les serveurs ? quel est le niveau de sécurité ? un diagnostic de sécurité a-t'il été réalisé ? des protocoles d'échanges sécurisés sont-ils en place ? Autant de questions auxquelles il est important d'apporter une réponse pour garantir la confidentialité de vos données.
- La gamme : une plateforme éditoriale, c'est bien. Une solution capable d'évoluer au gré de votre propre croissance, c'est mieux. Le web-to-print constitue souvent la première étape d'une longue démarche dans une entreprise, démarche qui va amener à la publication multicanal (cross-media). Il est donc important de privilégier les prestataires qui proposent une gamme cohérente de solutions, afin que vous puissiez faire évoluer votre infrastructure de publication dans le temps, sans changer ni d'habitudes de travail, ni de méthodes, et sans que vous ayez à réapprendre intégralement un outil. Rien n'est pire qu'une solution unique et fermée.
- L'expérience : les éditeurs de plateformes éditoriales fleurissent aux quatre coins du web. Chaque solution rivalise d'ingéniosité, et déborde de technologie. Mais, paradoxalement, la technologie ne constitue à mon sens qu'un critère mineur dans le choix d'un prestataire. Ce qui compte, c'est la taille de l'entreprise, le nombre de salariés qui sont alloués au support, le nombre d'années d'existence… bref, l'assise de votre prestataire. Vous pouvez choisir une solution fantastique : mais si au bout de deux, la startup auprès de laquelle vous l'avez acheté disparaît, votre bel outil va se transformer en enfer. Mon conseil : privilégiez donc les éditeurs qui ont pignon sur rue…
- L'accompagnement : il s'agit du corollaire du point précédent. La réussite d'un projet de plateforme éditoriale repose essentiellement sur la qualité des équipes qui vont vous accompagner. Et l'accompagnement porte sur plusieurs aspects : le diagnostic de vos méthodes de travail, la conduite au changement, l'expertise en PAO / pré-presse, la conduite de projet. Il est donc essentiel de choisir un prestataire qui sera capable de mettre à votre disposition des personnels qualifiés et dédiés, durant toute la phase de livraison de votre plateforme.
- Les références : tout le monde le sait, les meilleurs promoteurs d'une entreprise, ce sont généralement ses propres clients. Avant de choisir telle ou telle offre, demandez à savoir quels clients l'utilisent. Et si possible, entrez en contact avec eux pour discuter de la façon dont ça se passe, des problèmes qu'ils ont rencontré, de leur niveau de satisfaction… bref, “prenez la température” de chaque offre. Vous verrez, ce sera un critère déterminant…
- La recette : il s'agit du corollaire du cahier des charges. Un bon projet commence par un bon cahier des charges, et se finit par une bonne recette. La recette consiste en un document qui décrit de manière très détaillée la procédure de test qui va déterminer si l'outil fonctionne conformément à vos attentes ou non. Il s'agit en quelque sorte du test de mise à l'eau final qui va être conduit par le client. Il est essentiel de rédiger le cahier de recette en amont de la livraison, car il va permettre de pré-tester chaque plateforme ; idéalement, votre prestataire doit vous en proposer un, que vous pourrez compléter à votre guise. Là encore, pour les projets complexes, n'hésitez pas à vous faire accompagner par un consultant expert auquel vous pourrez déléguer la rédaction du cahier de recettes, et la phase de recette.
Voilà… il y a plein d'autres points à aborder, mais si vous suivez ces “10 commandements”, vous devriez déjà vous éviter bon nombre de soucis. Quoi qu'il en soit, n'hésitez pas à me contacter si vous avez des projets, je vous aiderai avec plaisir.